DEV.04 / Development & Technology
Automatisierung & KI-Integration
Viele Aufgaben wiederholen sich jeden Tag: Rechnungen abtippen, Anfragen sortieren, Daten von einem Tool ins nächste kopieren. Wir automatisieren genau diese Routinen und binden bestehende KI-Dienste dort ein, wo sie echte Arbeit abnehmen — angebunden an deine Dokumente, Daten und Tools. Du behältst die Kontrolle: An kritischen Stellen prüft ein Mensch, bevor etwas rausgeht.
Was du bekommst
Abläufe automatisieren
Regelbasierte Workflows, etwa in n8n, verknüpfen Buchhaltung, Cloud-Speicher, Tabellen und Kalender: Ein Ereignis löst sie aus, feste Bedingungen steuern sie.
Dokumente & Anfragen
Rechnungen, Lieferscheine und Formulare werden ausgelesen, eingehende Anfragen vorsortiert und als Vorgang an die zuständige Stelle übergeben.
CRM- & E-Mail-Automatisierung
Neue Kontakte kommen ins CRM, Folgeaufgaben werden angelegt und Bestätigungen gehen aus Vorlagen raus, sobald etwa eine Anfrage oder Buchung eingeht.
Digitale Assistenten
Ein Chat-Assistent beantwortet Fragen aus deinen eigenen Dokumenten, Handbüchern und FAQ und nennt die Quelle, damit jede Antwort nachprüfbar bleibt.
Semantische Suche
Dein Team findet Inhalte nach Bedeutung statt nach exakten Stichwörtern, über Embeddings und einen Vektor-Index, mit Filtern nach Quelle oder Datum.
KI-Dienste einbinden
Bestehende Sprachmodelle von Anthropic oder OpenAI übernehmen per API Zusammenfassungen, Klassifizierung und Entwürfe, mit Fehlerbehandlung und Kostenlimits.
Freigaben & Kontrolle
Bevor ein KI-Entwurf verschickt oder eine Zahlung ausgelöst wird, legt das System den Schritt zur Freigabe vor, und unklare Fälle gehen an einen Menschen.
Typische Einsätze
Rechnungseingang
Deine Buchhaltung bekommt täglich einen Stapel PDF-Rechnungen. Die Automatisierung liest Lieferant, Beträge und Positionen aus, gleicht sie mit der Bestellung ab und legt sie zur Freigabe vor.
Postfach-Verteiler
Support-, Angebots- und Rechnungsanfragen landen gemischt in einem Postfach. Die Automatisierung ordnet jede Nachricht ein, legt den Vorgang im CRM an und bereitet einen Antwortentwurf vor, den dein Team prüft und abschickt.
Wissen auf Abruf
Neue Mitarbeitende fragen anfangs ständig dieselben Kollegen, wie mit Kulanz, Rabatten oder Reklamationen umzugehen ist. Ein Assistent, der eure internen Richtlinien kennt, gibt ihnen eine erste Antwort, und offene Fälle gehen weiter an die Erfahrenen.
Stack
Fragen, die wir oft hören
Was lässt sich bei uns überhaupt automatisieren?
Gut geeignet sind Abläufe, die sich oft wiederholen und klaren Regeln folgen. Wenig bringt Automatisierung bei seltenen Einzelfällen, bei Regeln, die sich ständig ändern, oder wenn Daten nur handschriftlich auf Papier vorliegen. In der Discovery gehen wir deinen Prozess gemeinsam durch und zeigen dir, welche Schritte automatisch laufen können und wo besser ein Mensch entscheidet.
Was passiert mit unseren Daten?
Wir planen datensparsam: Ans Modell geht nur, was die Aufgabe braucht, personenbezogene Daten erst nach gemeinsamer Prüfung. EU-Hosting nutzen wir, wo der Anbieter es bietet, sonst ist eine Verarbeitung in den USA möglich; für sensible Dokumente prüfen wir lokale Texterkennung. Die rechtliche Bewertung, etwa zu den Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) mit den KI-Anbietern, bleibt bei dir bzw. deiner Rechtsberatung.
Was kostet das, auch im laufenden Betrieb?
Nach der Discovery bekommst du einen Festpreis für den vereinbarten Umfang. Betrieb, Überwachung und Anpassungen gibt es optional als planbare Monatspauschale. Gebühren der KI-Anbieter und Kosten für Hosting, Tool-Lizenzen oder einen CRM-Tarif mit API-Zugang zahlst du direkt beim jeweiligen Anbieter, getrennt von unserem Honorar — wir schätzen sie vorab ein und deckeln die KI-Nutzung mit Limits.
Habt ihr schon einen KI-Assistenten im Einsatz?
Ja, einen für Bedienungsfragen: In Detailly, der Werkstattsoftware im Pilotbetrieb, die wir für ein weiteres Unternehmen von Inhaber Finn Bellmann entwickeln, antwortet „Deta“ über die API von Anthropic. Er bekommt nur die Frage, die letzten Beiträge desselben Gesprächs und den aktuellen App-Bereich — keine Datenbankinhalte, und Detailly speichert keinen Verlauf. Betriebe können ihn abschalten.
Passt dazu
Zeig uns den Ablauf, der dich am meisten Zeit kostet — wir sagen dir, was sich davon automatisieren lässt.
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